GESASSO

GESASSO est le logiciel de gestion des qualifications, des formations et de l'activité des clubs de la FFVV. Il est ouvert à tous (stagiaires, pilotes, instructeurs, dirigeants des associations). Pour y accéder: www.gesasso.fr

Cette page constitue en “Pense-Bête” pour la gestion des pilotes via le secrétariat du club. En gros, les étapes importantes pour l'heure sont les suivantes:

1. Attacher les pilotes au club
2. Déclarer les élèves (appelés Stagiares)
3. Faire le suivi des documents règlementaires

Avant d'attacher un pilote au club, il faut qu'il soit préalablement déclaré dans HEVA avec une licence/assurance valide pour l'année en cours. GESASSO se connecte à HEVA pour récupérer les différentes information du pilote concerné.

Pour vérifier si un pilote est déjà attaché au club il suffit de:

• se rendre dans la section pilote (menu Association → Pilotes)
  

• puis, rechercher le pilote en utilisant le filtre de sélection en saisissant une partie de son nom (ou numéro FFVV)
  

Si le pilote n'est pas trouvé alors c'est qu'il n'est pas attaché au club et il faut donc le faire en sélectionnant le lien “Retrouver une personne” dans la partie “Ajouter un Pilote” de cette même page:


Une fenêtre de recherche s'affiche dans lequel il faut saisir le N° FFVV du pilote, suivi de l'appui sur la touche “tab” pour quitter le champ et que la recherche s'exécute. Une fois le pilote trouvé, appuyer sur “Valider” !

Ne pas oublier ensuite, lorsque la fenêtre de recherche se ferme, de cliquer sur “Ajouter” pour que l'action soit effective:

Voilà, c'est fait… le pilote est désormais rattaché au club !

Un élève est un pilote en formation. Dans GESASSO il s'appelle un “Stagiaire“. Pour définir un Stagiaire, il faut :

1. L'inscrire comme "Stagiaire"
2. Rayer sa fiche de progression papier avec la mention "GESASSO"

Inscrire un pilote comme stagiaire se fait dans le menu ”Stagiaires”→“Ouvrir une Formation”:

3 informations sont à saisir:

1. Le stagiaire (comme il a déjà été préalablement rattaché au club il suffit de saisir son nom. Sinon, il y a toujours l'option de cliquer si “Rechercher une personne” en indiquant le n° FVVV)
2. La formation choisie. Pour les nouveaux qui débutent il faut choisir “BPP (Remoquage)”
3. L'instructeur Principal. Faire tourner si possible entre les instructeurs du Pic qui ne sont pas examinateurs (donc tout le monde sauf René, Bernard, Michel). Essayer de répartir équitablement…

Ne pas oublier de cliquer sur “Ajouter” à l'issue de la saisie pour valider l'action. C'est fait, le stagiaire est désormais déclaré !

Lorsqu'un Stagiaire est déclaré dans GESASSO, la fiche de progression est désormais informatisée et saisie directement par les instructeurs dans l'outil. Il ne faut donc plus qu'ils utilisent la fiche de progression papier qu'on utilisait jusqu'à lors. Pour éviter les confusions, il est impératif de RAYER cette fiche de progression papier en mentionnant “GESASSO” ! Si l'élève ne peux présenter sa fiche pour le faire il est impératif de lui demander de le faire (ou de la jeter) et dans tous les cas, il ne doit pas la présenter en piste aux instructeurs pour éviter une double saisie désynchronisée.

Les Documents règlementaires sont chargés par les pilotes eux mêmes. Néanmoins, il est de la charge du club de s'assurer de leur bon chargement, de la validité des types et dates de validité.

Lorsque les documents sont chargés par les pilotes, ils sont en attente de validation par le secrétariat pour devenir effectifs. La liste des documents en attente de validation se trouve dans le menu “Association”→“Opérations en attente”

Si des documents sont en attente, on trouve donc une liste de la forme:

Le travail consiste ici à faire UNE vérification “EFFECTIVE” des documents chargés par le pilote et valider (ou modifier en cas d'erreur) le “Nom du fichier”, le “Type” et la “Date d'Expiration”. Pour se faire il faut cliquer sur “Télécharger le fichier actuel” pour consulter le document. Après vérification et correction des erreurs, il faut cliquer sur “Modifier et Valider” pour valider définitivement le document.

Ci-dessous la liste des documents principaux chargés par les pilotes avec:

• Document: Le titre du document (non saisi dans GESASSO)
• Nom du document: Par défaut c'est le nom du fichier importé qui est utilisé. Afin d’harmoniser pour tous nos pilotes et le nom des documents, remplacer par le nom du fichier par celui indiqué dans cette colonne.
• Type: Le type de document qui doit être sélectionné
• Validité requise: Une date de validité doit être renseignée s'il y a une croix dans la colonne
• Stagiaire: Obligatoire pour un stagiaire s'il y a une croix dans la colonne
• Pilote: Obligatoire pour un pilote breveté s'il y a une croix dans la colonne
• Remorqueur: Obligatoire pour un pilote remorqueur s'il y a une croix dans la colonne
• Instructeur: Obligatoire pour un instructeur (FI) s'il y a une croix dans la colonne
• Examinateur: Obligatoire pour un examinateur (FE) s'il y a une croix dans la colonne

(*) Certains documents comme la SPL et le PPL contiennent des qualifs différentes sur le recto et le verso. Parfois les pilotes les scindes en 2 fichiers distincts. Ca donne alors quelque chose du genre:

Lorsqu'un pilote breveté à chargé ses documents, c'est qu'il a aussi dû renseigner ses qualifications. Après avoir validé les documents, il est nécessaire d'allez sur l'onglet “Correction des données” pour vérifier si la SPL à bien été saisie et qu'elle est conforme avec le document préalablement validé. Voici un exemple typique pour un pilote breveté:

En cas d'erreur il faut corriger ! Pour ce faire il faut malheureusement supprimer l'ancienne saisie et la recréer à nouveau (pas de mise à jour possible pour l'heure). Il est important d'apporter toute l'aide au pilote (voir même faire un certain nombre de choses pour eux) en cette phase d'initialisation et d'adoption du système…

Les documents, qualifications et conditions règlementaires étant désormais gérés dans GESASSO, la gestion est désormais retirée de PICMAN. En attendant mieux, dans la fiche pilote, le lien sur GESASSO a été rajouté pour pointer directement sur les informations importantes du pilote;

J'ai fait une petite vidéo explicative pour les nouveaux pilotes. Ne pas hésiter à leur faire un petit courrier avec le lien suivant en copie: https://youtu.be/8ytZuEOyxwk